Basé à l'agence de Toulouse, l’Assistant d’agence F/H assure un rôle clé en facilitant le bon fonctionnement de l’agence et en veillant à une communication fluide entre les différents services internes et externes.

Vos principales missions seront les suivantes :

Gestion administrative de l’agence :

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
• Prendre en charge les appels téléphoniques : dispatcher, prendre les messages, apporter un premier niveau d’information
• Assurer le traitement du courrier
• Gestion administrative des documentations internes à l’agence
• Création des bons d’intervention au fil de l’eau dans notre ERP
• Organiser et mettre à jour les outils de gestion et de suivi d’activité
• Rédaction de petits devis suivant instructions données
• Tenir les tableaux de bord : Suivi les contrats de maintenance, gestion du parc véhicules, …
• Organiser les déplacements de l’agence (réservations transport, hébergements)
• Commander et suivre les stocks de fournitures de bureau
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers clients
• Appliquer les procédures internes       
• Gestion administrative des obligations légales de l’agence : organisation, prise de rendez-vous, vérification…

Relations clients :

• Maintenir un bon niveau de relation avec les clients
• Être réactif à leurs demandes
• Avoir le sens du service rendu

Gestion administrative du personnel agence :

• Collecter et suivre les variables de paie pour transmission au service RH (congés, absences, maladie, accident du travail, formation…)
• Tenir le registre du personnel
• Gérer et contrôler les frais du personnel avant transmission au service RH

Vous maîtrisez les outils bureautiques et possédez de bonnes capacités rédactionnelles. Votre rigueur, votre sens de l’organisation, ainsi que votre adaptabilité sont des qualités essentielles pour réussir sur ce poste.

Doté d’un excellent relationnel, vous savez faire preuve d’écoute, de diplomatie et de discrétion. Vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence, votre autonomie et votre fiabilité.